Liebe Gartenfreunde,
die Vorstandsarbeit in einem Kleingartenverein bringt zahlreiche Aufgaben mit sich, die nicht nur Engagement, sondern auch Zeit und gute Organisation erfordern. Eine dieser Aufgaben ist die Übergabe von Pachtverträgen bei einem Pächterwechsel – ein Prozess, der laut Satzung oder Vorgaben stets durch zwei Vorstandsmitglieder begleitet werden muss.
Bisher wurde dies eher individuell gehandhabt: Mal unter der Woche, mal am Wochenende, mal früh, mal spät. Diese Flexibilität war zwar gut gemeint, führte aber auf Dauer zu einer hohen Belastung für die ehrenamtlich tätigen Vorstandsmitglieder – und zu ineffizienten Abläufen.
Um die Abläufe klarer und zeitsparender zu gestalten, führt der Vorstand ab Juni ein neues Verfahren ein:
Pachtvertragsübergaben erfolgen künftig ausschließlich einmal im Monat – immer am 3. Mittwoch des Monats zwischen 17:00 und 19:00 Uhr im Vereinshaus. An diesem Termin treffen sich Alt- und Neupächter gemeinsam mit zwei Vorstandsmitgliedern zur offiziellen Neuverpachtung.
Warum diese Änderung sinnvoll ist:
Zeitersparnis: Durch die Konzentration auf einen festen monatlichen Termin müssen keine Einzelabstimmungen und keine zusätzlichen Wochenendtermine mehr koordiniert werden.
Planungssicherheit: Alle Beteiligten – Vorstand, Alt- und Neupächter – wissen im Voraus, wann der Termin stattfindet und können sich entsprechend vorbereiten.
Effizientere Vorstandsarbeit: Wiederkehrende Prozesse lassen sich besser organisieren und strukturieren, was Zeit für andere wichtige Aufgaben im Vereinsleben schafft.
Verlässlichkeit: Eine klare Regelung schafft Verbindlichkeit und reduziert Missverständnisse oder unnötige Rückfragen.
Gleichbehandlung: Jeder erhält denselben Rahmen für die Übergabe – keine „Sonderlösungen“ mehr, die zu Ungleichbehandlung führen könnten.
Wichtiger Hinweis:
Sollte der festgelegte Termin im Einzelfall nicht passen – oder die Parzelle bis dahin nicht übergabefertig sein (z. B. aufgrund offener Punkte im Wertermittlungsprotokoll) – findet die Neuverpachtung erst zum darauffolgenden dritten Mittwoch im Monat statt.
Diese Regelung hilft dabei, Verlässlichkeit, Struktur und Professionalität in die Abläufe zu bringen und die Vereinsarbeit als Ganzes zu stärken.
Wir bitten daher alle Gartenfreunde um Verständnis und Unterstützung bei der Umsetzung dieser neuen Regelung. Gemeinsam schaffen wir mehr – und das effizienter.
Euer Vereinsvorstand